E-mail hygiene

Departman toplantısıydı sanırım, müdürümüz "e-mail hijyeni için neler yapıyorsunuz?" diye sordu.

Ben "eğer bir işe yoğunlaşmam icap ediyorsa, sabah gelir gelmez outlook'umu açmıyorum, işimi tamamlayıp sonra e-maillerime bakıyorum, genelde de öğleye doğru ve öğle yemeğinden hemen sonrasını - tabii toplantı yoksa - tercih ediyorum" dedim. Bu yöntemimi çok beğendi, Türk olsaydı "bana bunlarla gelin" diyeceğinden eminim. İyi ki bu yöntemin aklıma nereden geldiğini sormadı da "tuvaletten" demek zorunda kalmadım. Evet, tuvaletten, hatta umumi tuvaletten.
Benim Fransızca kursu, üniversite bünyesinde bir kurs. Hemen her çarşamba bilmem hangi akademik vesileyle verilen kokteyllerden bir kadeh şarap, iki lokma kanepe aşırmaya yüzüm olmadı ama tuvaletlerine giriyoruz tabii ki. Kabinlerin kapısında bir illüstrasyon var, bir gününü planlamış birinin cep telefonu. Saatleriyle yazmış, "projeye bak, müşteri ziyaret et, skype meeting ..." Anca 15:00 e-mailerini oku.. Hatta not var: Her dakika e-maillerin açık olmasın.

Doğru ya e-mail ile hayat kurtarmıyoruz, kimse senden anında cevap beklemiyor. WhatsApp mı bu? Kaldı ki, atılan bir mail çoğu zaman dünya kadar adama da gidiyor ve kuvvetle muhtemel başkası tarafından cevaplandırılacak bir maili okumak için senin zamanın gidiyor. Halbuki 11:00 gibi baksan maillerine, bir kısmının çoktan halledilmiş olduğunu göreceksin.

Hatta ben bir adım daha ileri götürüyorum işi ve okuduktan sonra mailleri kategorilere ayırıyorum.

Soru şu: 5 dakika içinde cevaplayabilir miyim? ya da delege edebilir miyim? Cevap evet ise derhal aksiyon alıyorum, cevaplıyorum. Delege ettiysem de cevapladıysam da bayraklıyorum maili, salladık ya da cevapladık ama takibi de bırakmayalım, değil mi?

Hayır ise cevap yine kategoriye ayırıyorum:
1. Acil ve önemli mi? Evet ise o anki işimi bir kenara koyup hemen cevaplıyorum.
2. Önemli ise, "bekleyen e-mailler" klasörüne gönderiyorum ve mutlaka en kısa zamanda cevaplayacağıma dair cevap atıyorum. Attığım cevabı bayraklıyorum, böylece takibime giriyor.
3. Acil ve önemli değilse "bekleyen e-mailler" klasörüne gönderiyorum ve müsait olduğumda cevaplıyorum.

Ben eskiden Çinli ve Korelilerle çalışıyordum. İletişim aracımız mail ve telefondu. Telefonu tercih etmiyordum çünkü telefonda verilen sözlerin tutulmadığına ve resmi olmadığına dair bir yargı oluştu zamanla. Bu sebeple maille iletişim kuruyordum. Şimdi her şey biraz daha farklı. İletişimde olduğum kişiler, zaten benimle aynı şirkette çalışan kişiler. Elbette başka ülkelerde oldukları için yüz yüze toplantı imkanı pek yok, genelde video konferans veya skype meeting yapılıyor. Sürekli maille anlaşmak çok hantal kalıyor. Lakin ben yine de her görüşmenin notlarını maille iletiyorum, niye? söz uçar, yazı kalır. Bu dijital toplantılara alışmam epey sürdü. Benim için eskiden toplantı dediğin ayda bir olur, o da minimum bir gün sürerdi. Şimdi bir günümün tamamının toplantılara gittiği oluyor. Önceleri her toplantıya girmek zorunda hissederdim, sonra baktım, kimi gün toplantıdan iş yapamıyorsun, daha fenası her toplantıya günler öncesinde hazırlanmaya alışkın olan ben, gece yarılarına kadar toplantı hazırlığı yapıyorum.

Akıllandım. Artık her toplantıya katılma zorunluluğu hissetmiyorum ve her şeyi de üzerime almıyorum. Avrupa çalışma modelini on dört sene boyunca bir Alman şirketinde beceremedim ama burada burnum sürte sürte öğrendim.

İşte neyi nerede, nasıl öğreneceğin belli olmuyor.
Fransızca kursuna gidiyorsun, bir türlü Fransızca öğrenemiyorsun. Amma velakin kursun tuvaletine giriyorsun, bir anda zaman yönetimi hakkında aydınlanıveriyorsun, Allahın hikmeti :)